參加一個展會必需要做「展前準備」、「展中行銷」與「展后處理及行銷」等三個階段的準備，分別說明如下：
展前準備
由于展前準備事項繁多，所以最好成立一個專案團隊，訂定各單位的權則，在分配人員工作內容，團隊小組除負責與主辦單位連絡外，并召開會議就參展目的、主題、目標、預算及應注意事項，擬定成各項的工作計畫書（如展品、裝潢、展覽行銷、人員訓練及后勤支援計畫等），展前準備工作必須配合主辦單位之進度，依照展覽舉辦時程的不同，最早可能在展出前一年多就必須開始，至少亦須于展前半年推動。
展前準備在分為五個重點：
一：周全的展前企劃
洽訂攤位為第一步：為了確保可以收到最新參展資訊，建議主動與主辦單位聯系，以確保獲知展覽最新消息。主辦單位會準備簡單的報名表，供參展廠商填寫并申請攤位，其內容通常是公司基本資料、攤位租金以及所需的攤位尺寸等。攤位洽訂通常在展前9至10個月就必須向主辦單位報名。如確定參展時必須盡早與主辦單位聯系，及早報名以爭取較佳位置。
填妥報名表就是參展報名的第一步，主辦單位在收到報名廠商的申請表后，會進行攤位分配，分配完成后，會將結果通知參展廠商，并請報名廠商確認。越熱門的展覽，在主辦單位攤位分配后，越不易更換攤位。所以及早訂位，以取得有利的位置。攤位確認后，主辦單位會寄請款單要求支付訂金或頭期款。等收到所有款項后，會寄送發票給參展單位。
二：精選展品項目
參展用之展品及宣傳品務必要提早準備，且必須與參展進度相配合。為確保展品能符合觀展者的需要，參展商必須要有嚴謹的挑選展品步驟，先要擬定展品主題的內容，以配合展會的品項的屬性，其次，將所開發出來的展品與設定的主題及目標客戶需求相較，最后決定所要的參展的展品。在來，應就最終選定的展品制作基本資料及宣傳品，以供展場接待客戶人員介紹展品之依據。展場常見的宣傳品包括產品型錄、工作人員名片、DM、手提袋、CD等。
三：周詳人員的訓練
由于，展覽期間短暫，參展商必須訓練一批展場人員，要讓買家在短時間內即能明了展示產品，并立即解答詢問內容，以留住或接待更多的有效客戶。首先，在展場人員的遴選上，參展人員需有愉快、開朗、外向、誠懇、親切等人格特質、在以具專業知識、表達能力強、具有健康身體與旺盛精力，更要有執行團隊分工合作的素養。其次，對展場人員的產品專業知識訓練上，要讓參展人員徹底了解參展的目的。其次在產品特點、產品服務規格、包裝方式及制造流程、價格、交易條件等內容等，有問不倒的專業知識、要倒背如流型錄內容。最后則必須針對接待技巧進行演練，如客戶蒞臨攤位、接近客戶、展示攤位、現場報價、締結簽約及送客等方面的接待技巧。
四：積極的展前行銷
叁展除了可遇見主辦單位極力邀請的買家外，也是一年當中，可相約多個買家一次碰面的最好機會，所以展前就必需要有積極的行銷動作，首先在展前先告知目標買家參展的資訊，進而讓買家有前來觀展的意愿，在聯絡的當中甚至可根據買家的意見，進而修正展覽的計畫與內容。在實際行銷工具上，包括：邀請信函、專業期刊廣告、網頁宣傳及媒體報導等；在實際行動上，可先寄發邀請函，未回覆者再以電子郵件通知，最后則再以電話直接邀請，以確認邀請買家的意愿。
五：展前說明
會一般約在展前三個月左右，承辦單位會舉行展前說明會，說明會上，會將展會的特性、應注意的事項、展位裝潢、旅行社的展會行程及展品貨運做相關的說明，同時也會發放上列相關資料及客戶邀請函還有展會的參展手冊。這本手冊極為重要，因為手冊內詳載展覽所有規范，也詳列參展廠商與主辦單位雙方權利義務，參展手冊的內容大致可分為展覽會基本資料、展出規定以及如裝潢..等各式服務之申請表格。另說明會上，參展商可在現場提出有關展會的相關問題，在現場相關說明人員會解答參展商的各項疑問。
展前說明會在細分成三個重點如下：
一、攤位裝潢規劃與展品陳列在展前說明會時，所發放的參展手冊內有主辦單位的制式攤位平面圖后，應該即刻進行攤位裝潢規劃。攤位的設計，讓產品在精不在多，擺設不要太復雜，可用海報、色彩或實物呈現出來，要在前三秒鐘就吸引人駐足，讓人產生好奇心，其中顏色占有非常重要的地位，要用適合的色系來襯托產品的屬性。及公司的形象。另依攤位大小來凸顯重點：一般而言，小型攤位（9平方米）的裝潢重點在于突顯展品效用與功能，展品文宣為設計重點，在區域規劃上則可設置產品陳列區與交易洽談區。而中型攤位（ 12平方米）的裝潢重點在于突顯展示主題及創造視覺印象，裝潢材料應用、展品主題為設計重點，在區域規劃上則可設置服務臺接待區、產品展示區，以及交易洽談區。大型攤位（ 18平方米以上）裝潢重點在于突顯企業形象及傳達明確參展主題，以動線安排、裝潢材料應用、參展主題概念及企業CIS為設計重點，在區域規劃上則可設置服務臺接待區、產品陳列區及展示區、交易洽談區、獨立客戶洽談區，以及活動區。
二、旅行事務參展牽涉商務旅行，確定參展之后，主辦單位會有配合的旅行社辦理簽證、安排機位及洽訂旅館等事宜。只是參展廠商要特別注意，所有行程及住宿的安排最好盡早處理，因為一些國際大展，到了展覽期間旅館價格就會漲價且供不應求，如果已確定參展人員，建議最好提早預定機票及旅館，以便提早保留。
三、展品運輸參展用之展品及宣傳品務必要提早準備，且必須與參展進度相配合，請務必注意裝船日。亞洲展至少須于展前一個月裝船，歐洲展則至少須在展前45天啟運。如果展品要隨身攜帶，則最好準備相關文件(如專利證明、原產地證明等)，以備通關時可能發生的各種情況。也要注意整體行李重量的上限，以免罰款。展品的包裝可以比照一般出口的規定辦理，唯一不同的是要方便展后再包裝。所有展品是參加展覽最重要的一環，任何足以影響展品運送之情況務必排除，以保證如期展出。我公司有配合的貨運公司，在展前說明會上會有詳盡的說明。
展中行銷
所謂的「展中行銷」，是指參展人員自到達會場開始，至展覽結束為止，在展覽期間為落實展前企劃內容、達成展覽目標的行銷作為，這包括：裝潢布置、接待客戶、展中促銷、商情搜集、展中會議等。主要分為五個要訣：
一：主題明確的產品布置
攤位的裝潢、布置應遵守主辦單位的進（退）場時間規定，所以務必掌握裝潢的作業進度，也可避免后續展品進場陳列、布置時間的延遲。至于，攤位內部的布置，最好在開幕前一天開始比較適合。供陳列展品、張貼海報圖片等內部布置之用。另外，關于展品進場的時機，為避免被抄襲與被竊的風險，若是展品較多、陳列費時，至少也要先保留主力產品，待開幕前一刻再陳列即可。當然，展品送達的狀態也必須注意，應檢查數量是否正確、是否受損，若有異樣也應找公證單位前來處理，或將損壞情況、包裝方式詳加記錄，以做為索賠與下次參展展品運送、包裝改進的依據。最后，對于展品包材與廢棄物也應妥善處理，除非展品展后不再包裝，否則如紙箱、木箱、填充物等包裝材料，應妥善儲存。
二：因勢利導的待客之道
在展場中，接待來訪客戶的技巧相當重要，往往是決定交易能否成功的關鍵。首先，當客戶蒞臨攤位時，接待人員并不是馬上趨前就是最好的接待，而是必須辨別客戶的肢體語言，并捉住最佳時機去接近客戶，如此往往能提高接觸效率與成交機會。在正式接觸、交換名片后，就必須直接詢問對方有興趣的展品，以及公司主要業務等有意義的問題，并繼續探求觀展者的特性（如進口商、批發商、代理商、零售商、終端消費者等）、觀展者的實力（營業額、資本額、員工數、采購往來對象等）、觀展者來訪目的等，再決定后續采取的洽談對策。
事實上，在展場接觸的觀展者中，會遇到同業來打探商情，主力接待人員便要有能力在三十秒內判斷出來，并交由輔助接待人員予以打發，避免浪費時間與唇舌。在展示推銷技巧方面，主要還是要從客戶關心的問題出發，尤其進口商對于產品所帶來效益的重視，往往更甚于產品所呈現的特色，因此在售價、終端客戶可接受價格、可獲毛利與提供服務方面的介紹資訊，往往比較吸引顧客的注目，此點可在展示推銷中多加運用、轉換。至于，在現場報價部分，公司應制定標準作業程序，對目標客戶應先充分了解客戶性質、采購數量、所在國家等資訊后，再提供報價；而對于詢價客戶或競爭者之應對，除可采反制擾亂策略外，也可以請對方留下名片，并告知回國后再聯絡。問話技巧關系成交與否？盡量避免密閉式兩分法的問法，「是」或「不是」、「要」或「不要」，要多利用開放式問法，引誘消費者談話，引起他談需求，他所要的。
三：適時一擊的展中促銷
在實務中其實早已證明，在展中進行促銷活動，比沒有實施的企業，能明顯吸引更多的人潮至攤位參觀，企業只要運用得當，不僅可在眾多參展商中異軍突起、達成宣傳效果，更能促成后續的交易活動。DM、型錄在內容的設計上也應力求精美，才能達到宣傳效果。建議最好不要全部任由參觀者自由取閱，發放的對象仍有所選擇，較詳細之型錄及CD則贈予深具潛力之買主，以致贈紀念品的方式送上，必要時可以征得其同意后，郵寄至其辦公室，不但提高買主的印象，也借機制造第二次聯絡機會，單頁之簡單型錄可以讓參觀買主自行取閱，另外，發放具實用、獨特性、內容要符合形象的、品質良好的宣傳贈品，也足以吸觀展者的目光，最后，也可運用多媒體效果來達成創造人潮、傳播資訊、教育觀眾的目的，以提升觀展者對展品或企業的認識。
四：知己知彼的商情搜集
「展場」既是打敗對手的戰場，也是認識對手、吸取對手經驗最直接的觀摩場所。因此，參展商在展場進行商情搜集至為重要，更重視的企業還會找專人負責。一般在展場從事情搜時機有兩個，其一是在自己展攤布置完、展會開幕前至各家攤位了解有哪些現有或潛在競爭者、上游供應商、下游客戶、替代性產品參展，以決定展中后續的商情搜集對象；其二是在展覽開始期間，參展人員可利用輪空時間，就選定的商情搜集對象進行觀察、詢問、資料搜集等工作。至于，在展中所獲得的商情資訊，仍有必要由專人進行整理、分類與保管，并適時將重要內容呈報主管，或做為展中行銷或未來行銷研究的參考。
五：快速反應的展中會議
在展場中，競爭無所不在，爭取客戶的招數也是五花八門，如何隨機應變也成為力挽狂瀾或趁勝追擊的重要反應能力。鑒此，一般即透過展中會議的召開，來凝聚全員共識、落實展中作業，并進一步跟蹤參展績效、調整因應對策，以達成參展的預定目標。在實務上，一般展中會議可利用「展覽開始前一晚」、「每日展覽開始前及結束后」、「展覽結束的前一晚」等時段召開，以提醒、確認各個參展工作人員應注意及負責事項，并檢討工作成果、缺失或競爭者作法，以做為隔天或未來因應參展工作的依據。
展后處理及行銷
簡單的說，「展后處理」指的就是展覽結束后展場應處理的「展品處理」與「單據整理」兩項工作，前者如展品包裝、確認展品去向、點交展品運送，以及展品復原歸位等事項；后者則是確保公司表單及費用單據的完整性，以有效建檔成公司資料庫，或確認經費執行結果。至于，「展后再行銷」則是在展覽結束、返回企業后，業務人員根據展覽期間所搜集的訪客資料再次與客戶聯絡，以促成客戶下單的工作，其中包括：「訪客紀錄篩選」、「展后聯絡與跟催」，以及「展后資料建檔」等工作。其中，最值得注意的是「展后聯絡與跟催」工作，一般展后48小時為黃金期，國外展會扣除買家回程時間。未及時向客戶致函感謝或回應展中交辦事項與關心議題等工作，則可能因而讓競爭者捷足先登而喪失商機。其后，再于七天內與客戶再次聯絡，以確認是否已收到感謝函，且進一步接洽客戶交辦事項處理結果，或借以了解客戶的其他需求，以彰顯企業的專業與熱忱。還有，耐心的持續跟催、跟催、再跟催，往往是成功獲得買主青睞的重要工夫，根據統計，有三分之一的潛在客戶會在一個月內回覆訊息，展后開始與客戶聯絡、跟催，至看到成果，平均也要花上三至八個月的時間，「好事多磨」可說是從事國際行銷業務工作者該有的認知與精神。最后要進入參展績效檢討、評估作業階段。一般評估參展績效可分為五步驟，包括：「搜集績效數據」、「評定參展績效」、「研討差異原因」、「研擬對策」、「改善回饋」等過程，以此可做為此次參展的總結，也為下次參展開創新的格局。
